¿Para qué sirve la ofimática?

¿Para qué sirve la ofimática?

La ofimática, definida a grandes rasgos, abarca todas aquellas herramientas informáticas que se utilizan para el trabajo en oficinas, haciéndolo más fácil y optimizando los procesos y tareas que se desarrollan habitualmente en esos entornos.

Algunas de estas herramientas nos permiten generar, editar y transmitir documentos, mientras que la función de otras es más organizativa, y permiten desde tareas tan simples como llevar el control de la agenda, o acceder al correo electrónico, hasta otras más complejas como llevar la gestión de la empresa.

Tipos de herramientas ofimáticas

Ofimática clásica: Gestión de documentos

Tradicionalmente estas herramientas se han clasificado según su función: Procesadores de texto, hojas de cálculo, herramientas para realizar presentaciones, bases de datos, agendas, programas para el correo electrónico, etc.

A menudo, estas herramientas vienen en una suite, es decir que comprando un solo producto, disponemos de un conjunto de aplicaciones que engloba varias de estas funcionalidades.

Con el tiempo han aparecido programas en la nube que nos han permitido hacer un uso más colaborativo de dichas herramientas, como por ejemplo poder trabajar varias personas en un mismo documento o poder compartir archivos. Esto ha permitido clasificarlas en dos grupos, independientemente de la funcionalidad: las herramientas que se usan en local, es decir, en nuestro propio ordenador y las herramientas que se usan en la nube, lo que significa que debemos estar conectados a Internet para poder trabajar con todas las funcionalidades que nos permite esta modalidad de trabajo.

Ofimática para gestionar el negocio

Además de las herramientas mencionadas, existen otras más complejas relacionadas con la gestión del negocio y no con la creación y manipulación de documentos. Las hay que sirven para gestionar la relación con el cliente, conocidas como CRM por las siglas en inglés de Gestión de Relación con el Cliente, que ponen la satisfacción del cliente como centro a la hora de gestionar la empresa.

Otros programas cubren todos los procesos de negocio de la empresa, desde la contabilidad, hasta la gestión de stock. Se conocen como ERP por sus siglas en inglés que significan Planificación de Recursos Empresariales. Suelen incluir las funciones del CRM.

Sin embargo los ERP son programas pensados para las grandes empresas y a menudo demasiado genéricos para las necesidades que pueda tener la mediana o pequeña empresa, lo que significa un desperdicio de recursos.

Existen otros programas de gestión más específicos y modulares para una mejor adaptación a empresas de menor tamaño con unas necesidades concretas. Esto implica no tener que pagar por módulos innecesarios, y por supuesto no ocuparán espacio o recursos. Algunos de estos programas, pueden estar incluso, enfocados a sectores determinados, para que se ajusten totalmente a nuestro negocio

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